老百姓購買日常消費品,就是簡單的花錢買東西,但工程采購就大相徑庭。工程采購涉及技術、設備、材料、管理等諸多極其復雜的環節。化工項目要從一堆藍圖變為現實,離不開工程采購提供的各種符合技術標準、質量標準、安全標準的設備和材料等物資。
筆者認為,工程采購不是人人都會的買菜行為,而是一項專業性極強的技術性工作。所謂專業性、技術性,主要體現在工程采購活動的7個方面:
一是確認采購需求。很多工程領域的專業人士認為,工程采購的角色是二傳手,即左手接過采購需求,右手遞給供應商,然后簽一紙合同而已,一點不復雜,更談不上技術含量。事實并非如此。在工程建設領域,一個專業的采購工程師接收采購需求后,首先要憑借自身專業知識、技能和經驗,對采購需求中的技術要求進行初步分析,判斷其是否滿足供應商報價的技術條件。如果滿足,采購工程師可以直接將采購需求傳遞給供應商,采購活動得以繼續。如果不滿足,采購工程師就要發揮與供應商溝通聯系的紐帶,不斷在工程需求方與供應商之間進行技術方面的溝通,直到所有技術問題得到澄清。試想,如果采購工程師在技術上一竅不通,他如何保證采購物資符合需求方的要求和標準?因此,采購工程師不應是二傳手,而應是有作為、懂技術的主攻手。
二是開發供應商資源。大眾消費品隨處可見,也能隨時隨地想買就買。但工程設備和材料技術復雜、工藝特殊、價值較高,并且用于工業領域和特殊環境,可供選擇的供應商資源非常有限,常常會碰到采購無門的窘境,尤其是采用了新工藝、新技術的工業項目更是如此。因此,為了采購到符合技術要求的設備和材料,采購工程師往往要做大量、專業的技術調研,盡可能多開發滿足技術要求的供應商資源。顯然,調研本身就是一項技術性很強的工作。
三是主導合同談判。工程采購合同一般包括采購合同和技術協議兩部分,采購工程師不僅要主導商務談判,還要參加技術談判。試想,如果采購工程師只談商務不談技術,如何保證采購合同與技術協議的一致性和對應性?如果采購合同與技術協議出現兩張皮問題,誰負責呢?在實際工作中,采購工程師的工作經常要跨界,因此他們不僅要掌握嫻熟的談判技巧,練就把握談判時機、促成談判的強大能力,還要具備參與技術談判的專業能力。
四是監督合同執行。采購合同執行一般包括催交、檢驗和運輸,其中檢驗是對采購工程師技術能力要求最高的一項工作。在工程建設領域,很多關鍵設備和重要材料在供應商原材料進廠時、生產制造過程中和出廠前都必須進行很多類型的檢驗、試驗,而且這些檢驗、試驗對于確保設備和材料的技術指標、性能指標的符合性上至關重要。因此,作為合同執行直接責任人,采購工程師有責任根據檢驗、試驗計劃,通過審閱檢驗報告、試驗報告、工廠見證等方式對采購的設備和材料進行必要的檢驗,發揮監督合同執行職能。
五是設備安全運輸。隨著化工工程規模的不斷擴大,設備也逐漸大型化,如化工項目中動輒重達幾百噸、高度幾十米的塔器等。超長超重的大型設備運輸難度很大,運輸成為一項技術性極強的工作。無論運輸方式選擇和運輸路線勘察,還是運輸方案確定,所有過程采購工程師都要參與并確保設備最終安全運輸到位。
六是設備驗收。普通人買回豆漿機先閱讀使用說明書,用它榨了一杯香醇的的豆漿,就是簡單的采購驗收。在工程采購中,很多設備和材料出廠前或者到貨后,采購工程師都要組織有關單位進行驗收,除了外觀、資料驗收,更重要的是技術性能驗收。因此,采購工程師采購前和過程中必須事前做好功課,熟知相關設備的基本情況、性能和用途,進過工廠、到過工地,才能承擔起驗收的責任,完成性能驗收工作。
七是供應商服務。設備和材料驗收合格用于工程建設后,采購工程師的工作還未結束。他們要隨時根據施工進度要求來協調供應商進行設備和材料的安裝調試服務。建設現場發出的指令有時候不切實際,采購工程師就要根據經驗判斷建設現場是否具備設備安裝調試的條件,再協調供應商到場服務。千萬不能隨意濫用供應商資源,以避免真正需要服務時供應商應付了事。
綜上,由于化工工程采購的行業特性和設備材料的特殊性,決定了這是一項對從業人員專業能力、技術能力要求很高的工作。